Im Jahresbericht der „Gesamthochschul-Bibliothek Kassel“ über das Jahr 1995 steht auf Seite 2 folgender Satz: „Der Aufbau des Lokalen Bibliothekssystems Kassel erfolgte am 1. Oktober 1995 nach vielen technischen und sonstigen Vorbereitungen … .“ Weiter heißt es dort: „1996 erfolgt die Umstellung des Moduls Ausleihe auf die Bibliothekssoftware PICA. Der Nutzer der Bibliothek wird verstärkt ab 1996 nach und nach die Vorteile des neuen Einsatzes der neuen EDV-Software erfahren.“

Von der Tatsache mal abgesehen, dass es seinerzeit scheinbar keine „Nutzerinnen“ der Bibliothek gegeben hat und auch der Begriff „EDV“ inzwischen altertümlich anmutet, war dies ein Meilenstein für die Bibliothek der damals noch als Gesamthochschule Kassel firmierenden Einrichtung. Organisatorisch und personell wurde in jenen Jahren einiges verändert in der Bibliothek und auch im hessischen Bibliotheksverbund, aber vor allem die Einführung der PICA-Software ab 1995 war ein Meilenstein für die Bibliotheksorganisation in Hessen. Das Ausleih-Modul wurde dann schließlich im Oktober 1996 in Kassel „… unter Überwindung vieler Probleme … in den wichtigsten Komponenten in Funktion …“ genommen (Jahresbericht 1996, S. 4).

Bibliotheksmanagementsysteme bieten IT-Unterstützung und weitgehende Automatisierung für wichtige bibliothekarische Kernprozesse wie Erwerbung, Ausleihe und Recherche. Sie stellen sozusagen das Rückgrat einer modernen Bibliothek dar. Fast alle Prozesse laufen in und über solche Systeme oder sind an diese angebunden. Die bisherige Lösung war eine bewährte Software-Plattform, die gleichwohl in die Jahre gekommen war und nicht mehr alle Funktionalitäten eines modernen Bibliotheksmanagementsystems abdeckte.

Nach einer umfassenden Anforderungsanalyse durch den Bibliotheksverbund (hebis) für den zukünftigen Betrieb der hessischen Bibliotheken wurde 2021 die Migration von OCLC LBS (PICA) hin zum quelloffenen Bibliothekssystem FOLIO beschlossen. An der neuen Software FOLIO wurde ab 2022 in einem hessenweiten, gemeinsamen Projekt aller hessischen Universitäts- und Hochschulbibliotheken im Rahmen des Digitalpakts Hessischer Hochschulen, intensiv gearbeitet.

FOLIO wird als Open-Source-Projekt in internationaler Zusammenarbeit zwischen Bibliotheken, Entwicklungshäusern und Dienstleistungsunternehmen entwickelt. Als Betriebsmodell hat der hebis-Verbund ein zentrales Hosting in der Verbundzentrale in Frankfurt gewählt. Der Softwareumstieg aller hessischen Universitäts- und Hochschulbibliotheken vollzieht sich in diesem und im nächsten Jahr. Viele weitere (deutsche) Bibliotheken und Bibliotheksverbünde sind zudem dabei, zu FOLIO zu wechseln.

In Kassel haben wir im Hintergrund bereits im letzten Jahr den Umstieg zu einem ersten FOLIO-Modul, zum Zwecke der Verwaltung von E-Medien, vollzogen. Der heutige Schritt betrifft jedoch die außenwirksamen Bereiche und Prozesse, die alle am Thema Ausleihe hängen. Als Nutzerinnen und Nutzer werden sie weiterhin über Karla in unseren Beständen recherchieren, aber im Hintergrund wirkt nun FOLIO. Alle Prozesse rund um die publikumswirksamen Dienstleistungen (Bezahlfunktionen, Anmeldung zur Nutzung von E-Medien, Druckfunktionen und Gerätenutzung der SB-Geräte etc.) mussten im Rahmen des Umstiegs angepasst werden. Zugleich haben wir unsere UB-eigene Nutzerverwaltung aufgegeben, alle unsere Nutzerinnen und Nutzer werden ab sofort im Identitätsmanagement der Universität verwaltet. Ein weiterer positiver Aspekt des Umstiegs ist die Tatsache, dass wir durch den Einsatz einer Open-Source-Lösung an Digitaler Souveränität gewinnen.

Für uns als Bibliothek hat sich also sehr viel geändert (viele Prozesse, Workflows, technische Lösungen etc.), für Sie an der Oberfläche im Grunde nicht (außer bei einigen Anmeldeprozeduren), aber wie beschrieben: Fast alles im Hintergrund ist nun anders und neu! Wobei wir zum kompletten Umstieg noch einen weiteren Schritt gehen müssen: Das Erwerbungs-Modul von FOLIO werden wir Anfang 2027 einführen. Dann sind auch die Prozesse rund um die Medienerwerbung und -verwaltung auf einem zukunftsfähigen Stand. Wir werden berichten!

Zunächst aber einmal freuen wir uns heute sehr, dass wir künftig mit einer modernen Open-Source-Software viele unserer Dienstleistungen und Kernprozesse steuern und bewältigen können. Dies bietet uns vielfältige Möglichkeiten, um auch für zukünftige Entwicklungen gewappnet zu sein und für Sie als Nutzerinnen und Nutzer adäquate Services anbieten zu können. Mit dem Motto von FOLIO („Die Zukunft der Bibliotheken ist offen“) wünschen wir Ihnen und uns viele gute Jahre mit der Open-Source-Bibliothekssoftware FOLIO!

Ob es dann wieder 30 Jahre bis zum nächsten Umstieg werden, das wird sich zeigen.

Ein Beitrag von Dr. Matthias Schulze (Stellvertretender Bibliotheksleiter und Leitung Abteilung III: Digitale Bibliotheksdienste)